Das Mahnwesen ist ein Teil des Debitorenmanagements. Eine Mahnung wird versandt, wenn der Gläubiger in Zahlungsverzug geraten ist. Er wird darin darauf hingewiesen, dass die geschuldete Leistung von ihm noch nicht erbracht wurde. Das Mahnwesen besteht meistens aus drei Stufen. Beim Einsatz von Factoring wird diese Dienstleistung durch die Factoringgesellschaft übernommen.
In Deutschland betreiben vielen Unternehmen gar keine oder eine mangelhafte Debitorenbuchhaltung und scheuen sich oft auch davor, säumige Kunden anzumahnen, aus Angst, sie zu verlieren. Jedoch geht dem Unternehmen unter Umständen viel Geld verloren, wenn ein effektives Mahnwesen fehlt.
Zu einem guten Mahnwesen gehört die Bonitätsprüfung, bei der man sich ausreichend Kenntnisse über die Zahlungsfähigkeit und das Zahlungsverhalten der Kunden verschafft. Diese Bonitätsprüfung sollte in regelmäßigen Abständen wiederholt werden.
Des weiteren bietet es sich in einem effektiven Mahnwesen an, Verträge mit den Kunden zu schließen, in denen eindeutig geklärt ist, wann die Zahlungen fällig sind. Zudem sollten direkt nach der Warenlieferung oder der Auftragserledigung Rechnungen geschrieben werden, in denen genau festgelegt ist, bis wann der Rechnungsbetrag eingegangen sein muss.
Ein wesentlicher Teil eines funktionierenden Mahnwesens ist die Anlage einer Wiedervorlage, in der genau festgehalten ist, wann die Rechnungen fällig sind. Eine weitere Aufgabe des Mahnwesens ist die Erstellung von Zahlungserinnerungen, wenn die vereinbarten Zahlungsfristen überschritten sind.
Bleiben die Zahlungserinnerungen erfolglos, hat das Mahnwesen das Schreiben von Mahnungen zur Aufgabe. Bleiben auch die Mahnungen ohne Erfolg, entscheidet das Mahnwesen über das weitere Vorgehen gegen den Schulter.
Über das sogenannte interne Mahnwesen kann ein Mahnbescheid erwirkt werden oder über das sogenannte externe Mahnwesen ein Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden.